Principales obstáculos para acceder a documentos

Conseguir acceder a determinados documentos puede convertirse en un drama digno de serie/película de Netflix.

Doy fe.

Algunas de mis investigaciones se ven paralizadas meses, años, sine die, por algunas de las circunstancias que he recopilado en este post.

Todas son lamentables, pero algunas, sobre todo las que están involucradas personas que actuán abusando de su poder, dan mucha rabia.

Lo más seguro es que tú hayas sufrido alguna, si es así toda mi solidaridad.

Podría decir que hay principalmente 2 tipos de obstáculos:

1. El documento ya no se conserva.

2. El documento se conserva pero no puedes acceder a él.

Y dentro del segundo supuesto hay 2 opciones:

1. Que insistas, negocies y pelees por acceder a él.

2. Que te conformes con la respuesta que te hayan dado.

Paso a describir las situaciones en que acceder a un documento se convierte en un problema:

El documento se ha destruido

Y no siempre durante la Guerra Civil, que también se destruyó bastante patrimonio documental en la Guerra de Independencia y en otros momentos históricos.

Como curiosidad: en una ocasión me dijeron en una parroquia que se habían destruido los libros en la Guerra Civil porque no tenían ganas de atenderme, insistí en investigar y luego allí estaban todos.

La destrucción ha podido ser por causas fortuitas (inundaciones, terremotos, incendios no provocados…) o por causas intencionadas (se destruyó un determinado documento o una determinada serie documental por considerarla peligrosa o se destruyó el archivo entero por esa razón u otras).

Hay documentos que carecen de valor y está bien que se prescinda de ellos, pero en algunos archivos se hizo en su día una depuración de documentos con muy mal criterio (muchos ayuntamientos se deshicieron de sus valiosos padrones, por ejemplo).

Ten en cuenta que cuando hablo de archivos no solo hablo de los públicos, también de los privados y eso incluye el tuyo y el de tus familiares. ¿Cuántas familias han tirado a la basura fotos a veces de forma consensuada y a veces de forma unilateral por una hermana o un tío que no valora o directamente odia los papeles viejos?

Y también ten en cuenta que lo que hoy se cree destruido puede aparecer mañana en el mismo archivo o fuera de él.

Se desconoce si el documento se conserva, o no

Y eso es así porque no se sabe lo que hay en el archivo. Si es así habría que hacer un inventario pronto.

A veces también puede ser que el archivero no conozca bien el fondo y no nos proporcione la información que necesitamos.

El documento se ha perdido

Hasta hace poco estaba localizado, pero desde hace un tiempo ya no se sabe dónde está. ¿Está en otro lugar del archivo traspapelado? ¿Se lo ha llevado alguien a algún departamento o a su casa? ¿Acaso lo han robado?

Esperemos que algún día vuelvan a aparecer.

El documento ha sido sustraido

Las personas han robado y siguen robando patrimonio documental por interés personal, político o para lucrarse con la venta de documentos.

No sería la primera vez que un político se lleva documentos públicos a su archivo personal o aparece patrimonio histórico en páginas web o subastas.

El documento ha sido censurado

Han tachado datos, eliminado hojas del expediente o hecho una reproducción parcial del mismo (advirtiendo de ello o sin avisar).

A veces se sigue una directriz legal y a veces el criterio personal de una persona.

El documento no está bien conservado

Por dejadez, por descuido, por falta de medios.

Y no dejan que lo consultes porque está en mal estado.

Puede que algún día lo restauren y/o hagan una réplica o una copia digital.

Para eso se necesita voluntad y presupuesto.

Ojalá.

Aunque a veces se alega peligro de gran deteriodo de un documento y objetivamente es una exageración.

El documento tiene acceso restringido o prohibido

Alegando el Reglamento Europeo de Protección de Datos (todavía en algunos lugares se refieren a la ley de 1999) y a veces tienen razón y prima la intimidad de las personas que el derecho de acceso al patrimonio histórico, pero son demasiadas ocasiones en que se esgrime la «Protección de Datos» sin ser válida en esa ocasión.

También se informa de la publicidad restingida de un documento en el caso del Registro Civil. La mayoría de veces es por una buena razón y a veces es por una mala interpretación de la ley.

Puede que un documento se considere un secreto oficial y tener que esperar a que se desclasifique. En España tenemos un problema con la Ley franquista de secretos oficiales que bloquea a investigadores de todo tipo que están hartos de las promesas repetidas de una próxima reforma de la ley.

La copia del documento resulta cara

Relativamente cara porque cada uno tiene una situación económica diferente y pagar 10, 20 o 50 € supone un esfuerzo para algunas personas que, por ejemplo, viven en países con monedas devaluadas.

O absolutamente cara ya que hay archivos que piden 5/10 € por cada hoja que tenga un documento y si tiene muchas páginas el precio de la reproducción puede resultar abrumador.

El archivo o el archivero no está por la labor

La arbitrariedad y la discrecionalidad en el acceso a documentos es a mi parecer el gran problemón del acceso a los documentos.

Y por eso es importante conocer tu derecho de acceso a los archivos para poder ejercerlo.

Tienes 4 clases en línea en las que te explico todo lo que necesitas saber para acceder al Registro Civil, a los archivos eclesiásticos, a los administrativos y a los militares, cada cual tiene sus peculiaridades.

Puede ser que el archivero esté sobrepasado de trabajo y no pueda atenderte.

Puede que en el archivo no contesten sistemáticamente ni el teléfono, ni los formularios de su web, ni los e-mails que reciben, lo cual es terrible y es algo que hacen archivos bastante relevantes.

Puede ser que falte personal en ese archivo, por vacaciones, por jubilación o por una baja, y que esa situación dure meses y hasta años.

A veces el archivero no quiere que accedas a un documento por razones personales, políticas y hasta familiares.

Podría ser que un determinado archivero no sea el problema sino que el impedimento lo dicte un superior del archivo o un político.

Hasta puede ser que el archivero te haya cogido manía, no le caigas bien tú en particular o determinado tipo de usuario en general.

La geneafobia está bastante extendida.

También que el archivero ha podido buscar mal o no buscar por no tener ganas de hacer su trabajo, por qué ha traspapelado la petición, porque se ha confundido con otra o porque cree de verdad que el documento no existe y lo que pasa es que no conoce bien el fondo del archivo (es novato, está desactualizado o ya no recuerda un dato determinado).

Y cabe la posibilidad de que el archivero se comporte como Gollum y crea que los documentos de su archivo son un tesoro que solo debe ser consultado por él/ella o por personas en las que confíe.

El archivo está cerrado al público o es muy restrictivo

Por reformas que no acaban nunca, porque no hay archivero que pueda atenderlo, porque hay total desinterés por el archivo por parte de la administración o de los políticos.

Y esto puede acabar haciendo que haya documentos que sufran degradación.

Hay archivos que llevan tiempo y tiempo cerrados a cal y canto y parece que nadie se acuerde de ellos.

Algunos abren solo algunos días a la semana o al mes y pocas horas.

Hay archivos que ademas cierran varios meses al año por vacaciones.

Y entonces eso puede derivar en que…

El archivo está colapsado

Puede ser por una manera deficiente de funcionar crónica o puntual o por una avalancha de peticiones.

Esto último es lo que ha pasado con la conocida como Ley de Nietos. Han llegado tantas demandas de documentos a determinados archivos, sobre todo a los diocesanos, que han sido atendidas con bastante retraso haciendo que mucha gente se impaciente, se enfade, lo pase mal e incluso llegue a amenazar a archiveros…

¿No te parecen demasiados motivos para no poder acceder a documentos?

Y seguro que me dejo alguna situación, pero es que son muchas circunstancias que hacen que una investigación se ralentice o se paralice.

A mí en particular todo lo que he contado en este post me afecta profesionalmente mucho, ya que hay clientes que creen que es mi culpa que no pueda obtener un documento o lo obtenga pasado más tiempo del imaginado.

Es lo que se llama «matar al mensajero».

Yo hago todo lo que está en mi mano para acceder a documentos, pero solo soy una genealogista, que conoce bien las leyes y que tiene mucha paciencia (cada archivo tiene sus circunstancias y si me las explican y son razonables las puedo entender y transmitir), eso no quita que me frustra mucho ver como continuamente algunas de mis misiones no se pueden cumplir por causas sobrevenidas.

¿Te identificas con algún obstáculo?
¿Con muchos o todos? Lo siento si es así.